Samenwerken met de juiste hulpmiddelen in de juiste ruimten

Mike Vardy is een expert op het gebied van samenwerking, productiviteit en organisatie. Mike, ook wel bekend onder de naam the Productivityist, is een TEDx-spreker, een schrijver met diverse publicaties op zijn naam en een podcast host. Post-it® heeft samengewerkt met Mike om de open kantoorruimten aan te pakken bij Stitch Fix in San Francisco, waar hij samen met het administratieve team heeft geprobeerd om de juiste hulpmiddelen beschikbaar te maken voor een betere samenwerking tussen de medewerkers.

Hoewel de tips die Mike heeft geïmplementeerd bij Stitch Fix specifiek zijn gericht op hun uitdagingen, kunnen de uitgangspunten in vrijwel elke situatie worden toegepast. Hier spreekt Mike over zijn belangrijkste tips voor samenwerking en de beste hulpmiddelen om deze in elk bedrijf in de praktijk te brengen.

Mike gelooft dat om samenwerking te stimuleren, de juiste hulpmiddelen altijd onder handbereik moeten zijn. “De grootste verandering die Post-it® Super Sticky Dry Erase heeft veroorzaakt bij Stitch Fix, is dat het de mogelijkheid heeft gecreëerd om samen te werken in ruimten die voordien niet productief waren voor teamwerk,” zegt hij. “Door hen te laten zien hoe het kan werken in hun grotere, meer open ruimte begonnen mensen spontaan Post-it® Super Sticky Dry Erase Folie te gebruiken op tafels en muren. Hierdoor werd daadwerkelijk een ruimte gecreëerd die gericht is op samenwerking, die voorheen niet bestond. Naar mijn mening is het kenmerk van Post-it® producten hun veelzijdigheid en flexibiliteit en vormen de Dry Erase producten hier een uitstekend voorbeeld van.

De beschikbaarheid van de Post-it® Meeting Chart maakt mindmappen in samenwerkingsgerichte omgevingen mogelijk,” legt Mike uit. “Teams kunnen hiermee elke ruimte transformeren tot een samenwerkingszone. Meeting Charts zijn uitermate geschikt voor grote open ruimten, omdat ze een verticaal oppervlak creëren wanneer er geen muur voorhanden is. Creatieve processen en brainstormen verlopen veel beter wanneer er minder wrijving is en wanneer Post-it® producten onder handbereik zijn, verdwijnt deze wrijving automatisch.

Ik ben een groot voorstander van het strak organiseren van gedachten en ideeën, wat ik ook heb toegepast op maandelijkse doelstellingen en projecten,” zegt Mike. “Door de doelstellingen zichtbaar te maken en deze te noteren op Post-it® Meeting Charts of op Post-it® Super Sticky Big Notes blijven teams gefocust binnen de grenzen van de producten en juist deze beperkingen zijn goed voor de creativiteit. Teams kunnen Post-it® Super Sticky Big Notes gebruiken voor doelstellingen en projecten door deze toe te wijzen aan de 10 tot 12 maanden in het jaar waarop ze betrekking hebben en vervolgens deze te verplaatsen als dat nodig blijkt (denk aan indexkaarten die worden gebruikt voor een storyboard). Wanneer de ruimte op een muur beperkt is, vormen Post-it® Meeting Charts een uitkomst voor teams die zich willen focussen op de topprioriteit, totdat deze is afgerond.