Uw doelstellingen op de lange termijn fine-tunen

U bent misschien iemand die wij een Ingenious Juggler noemen. U bent een goeroe op het gebied van dingen gedaan krijgen, een perfectionistische lijstenmaker! U geniet van het afvinken van dat vakje en het opstellen van een nieuwe takenlijst. U bent absoluut gefocust op de eindstreep en denkt er onderweg naar huis ook nog aan om brood te kopen. Maar in al uw ijver verliest u de langetermijndoelen soms uit het oog. Voor u hebben we een paar geweldige tips waarmee u de dagelijkse controle blijft behouden maar ook uw doelen op de langere termijn goed kunt instellen.

Als er taken zijn die nooit afgehandeld lijken te worden, wordt het tijd om uit te zoeken waarom dat zo is.

Sommige taken op uw takenlijst lijken van dag naar dag te worden verschoven tot ze maandenlang zijn uitgesteld. Voordat u het weet, redt u het niet om een doel te bereiken dat in eerste instantie een makkie leek te zijn. Wat is er gebeurd? Was de taak eigenlijk helemaal niet zo belangrijk? Of was er iets dat de afhandeling ervan in de weg stond? Hoe dan ook, er was iets niet goed. Om te voorkomen dat u in deze valkuil valt, verzamelt u de taken die al langer dan enkele dagen op uw takenlijst staan en markeert u deze met een Post-it® Index of Post-it® Index Strong. Daarna neemt u elke taak nauwkeurig onder de loep en bepaalt u welke taken van de lijst af kunnen en voor welke taken u uw probleemoplossende vermogens moet aanwenden om verder te gaan.

Maak virtuele 'buckets' om taken te verdelen en koppel ze aan tijdlijnen en subtaken.

Er zijn momenten waarop een goede multitasker moeite heeft met de planning van een project dat uit veel stappen of fasen bestaat. In dat geval kan de bucketmethode uitkomst bieden. Het is een systeem dat u helpt bij het organiseren van taken in stappen langs een pad dat aangeeft wat al is gedaan, waar u nu bent en wat er vervolgens moet gebeuren. Zo zou u bijvoorbeeld voor een project drie kolommen op een Post-it® Meeting Chart kunnen maken, met de titels Backlog, Takenlijst, Bezig en Voltooid. Noteer elke taak die voor dat project moet worden uitgevoerd op een Post-it® Super Sticky Note, 76 mm x 76 mm en bevestig ze op een handige plaats. Omdat u de notities telkens opnieuw kunt plakken, kunt u uw buckets verplaatsen en zo de afzonderlijke taken volgen terwijl ze deze fasen doorlopen. De bucketmethode helpt u niet alleen bij het beheer van uw projecten, maar kan u ook helpen te ontdekken waar u het aantal fasen in een proces kunt verlagen of taken kunt versnellen.

Maak wanneer u in teamverband werkt, gebruik van projectlijsten om iedereen op hetzelfde spoor te houden.

Wanneer u met een team werkt, kan het handig zijn om projectlijsten te maken waarin taken worden toegelicht en verantwoordelijkheden worden toegewezen, waar iedereen ze kan zien. Dat klinkt eenvoudig, maar het is soms een handige manier om tijd te besparen en iedereen het gevoel te geven dat ze het respect en de verantwoordelijkheid krijgen die ze in dat project verdienen. Post-it® Super Sticky Notes 102 mm x 152 mm en Post-it® Meeting Charts kunnen hiervoor ontzettend handig zijn, als elk teamlid ze gebruikt om projecttakenlijsten te maken en deze op te hangen in het kantoor waar iedereen ze kan zien. Als elk teamlid in één oogopslag ziet wat er speelt — wie verantwoordelijk is voor een taak, wat de voortgang van iedereen is en wat er daarna gedaan moet worden — hoeven er geen eindeloze e-mails te worden verstuurd en voelt een team zich gemachtigd om verder te gaan met de volgende stap. Probeer de volgende keer dat u met een team werkt, eens met projectlijsten te werken, en zie dan hoe dit uw communicatie kan verbeteren.

Plaats uw takenlijst direct in uw agenda om op schema te blijven.

Soms zijn de handigste methoden om met takenlijsten om te springen ook de eenvoudigste. Wanneer u uw takenlijst in uw agenda zet, ziet u alles wat u moet doen op het moment dat u uw planning voor de dag opent. U neemt gewoon elk item van uw takenlijst, schat hoe lang u daarover denkt te doen en noteert het rechtstreeks op uw Post-it® Meeting Chart. U kunt ook Post-it® Index Arrows toevoegen om de belangrijkste taken voor die dag te markeren, of uw taken met een kleur per onderwerp, klant of categorie coderen. Als uw Post-it® Meeting Chart alle taken bevat die u moet doen, hoeft u niet bang te zijn dat u iets vergeet of over het hoofd ziet. Uw dag zal een stuk relaxter zijn.

Door een moeilijke beslissing te analyseren met een voor- en tegenlijst, kunt u gemakkelijker een beslissing nemen.

Wanneer u een belangrijke beslissing moet nemen, helpt het om een lijst met voor- en tegenargumenten op te stellen. Wanneer u iets moet vertalen naar een eenvoudige opsomming, wordt u gedwongen om na te denken over wat nu echt belangrijk is. Schrijf de lijst op twee verschillend gekleurde Post-it® Super Sticky Gelinieerde Notes, 102 mm x 152 mm (een voor de voor- en een voor de nadelen), en plak deze waar u ze 's ochtends ziet hangen. Laat ze 's nachts lekker hangen. Wanneer u terugkomt met een frisse kijk op de zaak, ziet u de zaken duidelijker. U kunt ook proberen om de lijst met iemand anders te delen en te vragen om te brainstormen en meer voor- en tegenargumenten te bedenken. Wanneer u alle mogelijke opties hebt genoteerd, kunt u de lijsten met elkaar vergelijken om de meest logische en onderbouwde beslissing te nemen. Of op kantoor kunt u alle factoren die u kunt bedenken op een aantal verschillend gekleurde Post-it® Super Sticky Notes, 76 mm x 76 mm, noteren (bijvoorbeeld groen voor de argumenten voor en roze voor de argumenten tegen). Plak deze op een muur tot u al uw gedachten hebt genoteerd. U krijgt dan een sterk visueel beeld van welke kleur domineert, en weet zo naar welke kant uw beslissing zal overhellen.

 Stap uit de dagelijkse stroom van taken om uw grootste dromen en doelen op te schrijven.

Het kan moeilijk zijn om u los te maken van de dagelijkse berg taken op de takenlijst om uw perspectief terug te krijgen. Door een lijst met langetermijndoelen en -dromen te maken, weet u weer waarvoor u werkt en wat u wilt bereiken. Maak dus af en toe een lijst met langetermijndoelen, zelfs als u denkt dat ze te ambitieus of te vergezocht zijn. Als u de lijst noteert op een Post-it® Super Sticky Note 102 mm x 152 mm, kunt u ze in het zicht bewaren om uzelf aan de meest inspirerende doelen te herinneren. En als de dagelijkse sleur u dreigt mee te trekken, plakt u de lijst ergens anders zodat deze opnieuw opvalt, en gebruikt u deze om uzelf te inspireren. Als u uw lijst met grote doelen wilt uitvergroten, plakt u een Post-it® Meeting Chart op een muur op kantoor of in de keuken, en noteert u daarop uw dromen. U wordt dan elke dag op grote schaal opnieuw herinnerd aan de dingen die u wilt bereiken.

Samen met enkele Post-it®-producten helpen deze tips van insiders de vele multitaskers onder ons even de tijd te nemen om aan de grotere doelen, de doelen op de langere termijn, in hun leven te denken. Gebruik ze goed!

Bronnen:

http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective

http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW

http://www.fastcompany.com/3051951/secrets-of-the-most-productive-people/the-six-lists-you-need-to-make-every-day-productive

https://unclutterer.com/2015/04/02/6-approaches-to-creating-an-effective-to-do-list/