Een effectieve manier om projecten op gang te houden, is om het proces te visualiseren - met name wanneer je een project plant waarbij meerdere mensen en/of afdelingen betrokken zijn.
Door een planningsschema te creëren, bied je een methode waarmee mensen in één oogopslag kunnen zien in welke fase het project zich bevindt, wat de huidige vereisten zijn en wat de volgende stap wordt. Afhankelijk van de omvang van het project, heb je wellicht een groot blad nodig, zoals een
Post-it® Meeting Chart - om alle essentiële stappen te laten zien.
-
Begin bij het in kaart brengen van je beoogde resultaten - wat moet er voor wanneer gedaan worden? Gebruik deze essentiële elementen om taken en activiteiten op te schrijven die gezamenlijk voor de nodige output zullen zorgen.
-
Definieer de mate van detail waarin het project uitgetekend/beheerd moet worden. Haal alles wat niet essentieel is eruit. Handhaaf tijdens het hele project dezelfde mate van detail, zodat iedereen het project begrijpt en om het updaten en onderhouden te vergemakkelijken.
-
Schrijf regelmatig updates over de voortgang van het project en werk je schema dienovereenkomstig bij - dit niveau van transparantie beperkt 'verrassingen' tot een minimum en zorgt dat iedereen op dezelfde lijn blijft.
-
Plan onvoorziene gebeurtenissen in. We hebben allemaal wel eens plotselinge veranderingen of verstoringen tijdens onze projecten meegemaakt - laat dus genoeg ruimte over in je schema om waar nodig bij te stellen/aan te passen, in plaats van het project weer vanaf het begin te moeten inrichten om de nieuwe variabele erin te passen.
-
Evalueer na afloop van het project om te bepalen wat nuttig was, wat gedetailleerder had gekund en wat er aan ontbrak. Hierdoor zul je de volgende keer nog effectiever te werk gaan!
Ja, ik ontvang graag regelmatig aanbiedingen en informatie van Post-it®!
