Een eenvoudig processchema met Post-it® Brand

Maak een legenda om je proces in kaart te kunnen brengen:
a. uitgerekte cirkels symboliseren doorgaans het begin en/of eind van een proces
b. rechthoeken geven instructies of acties aan
c. diamanten geven aan waar beslissingen moeten worden gemaakt

Deze symbolen worden met elkaar verbonden door pijlen, die laten zien in welke richting het proces stroomt.

Vraag het team waar de focus ligt bij het processchema. Breng je een distributiekanaal in kaart? Een goedkeuringsprocedure? Enz. Plaats deze focus bovenaan je schema en geef elk teamlid enkele minuten de tijd om de belangrijkste stappen binnen dat proces op te schrijven om die focus te bereiken.

Begin met je schema door een uitgerekte cirkelvorm te tekenen op een Post-it® Note en label die met 'Start'.

Ga door naar de eerste actie/vraag en gebruik de rechthoekige of diamantvorm, afhankelijk van jouw scenario. Schrijf de actie/vraag op en verbind die door middel van een pijl met de 'Start'-vorm. (Hint: gebruik Post-it® Super Sticky etiketten op rol om je pijl te creëren, zodat je die makkelijk kunt aanpassen als je schema wijzigt.)

Ga zo door voor het gehele proces. Leg je acties en besluiten vast in de volgorde zoals ze plaatsvinden en registreer eventuele resoluties naar aanleiding van besluiten. Sommige besluiten hebben twee (of meerdere) verschillende uitkomsten, die verschillende paden inslaan - breng ze allemaal in kaart. Verbind alle acties en besluiten met een pijl.

Als je het hele proces in kaart hebt gebracht, plaats je een uitgerekte cirkel aan het eind, welke je met 'Finish' labelt.

Laat je team het schema kritisch bekijken. Zijn er manieren om je proces te verbeteren? Moeten er bijkomende stappen worden toegevoegd? Worden de juiste mensen op de juiste plaatsen ingezet? Vanaf dit punt kun je nieuwe invalshoeken krijgen over de efficiëntie van je organisatie.