Tips voor de meest doorgewinterde planner

Bent u een Masterful Magician? In dat geval bent u waarschijnlijk een ervaren jongleur die ambitieuze langetermijndoelen in evenwicht houdt met de noodzaak om dagelijkse zaken af te handelen. U bent de situatie de baas. U bent een prioriteringsprofessional, een organisatieorakel en een vakkundig medewerker. Maar zelfs de meest wijze manager weet dat het onmogelijk is perfectie te bereiken.

We hebben dan ook een paar geweldige tips voor zelfs de meest productieve professional. We geven u ook enkele nieuwe inzichten in hoe u uw organisatie sterk houdt.

Verdeel al uw taken in vier kwadranten om een totaalbeeld te krijgen van uw hoogste prioriteiten.

Als u een doorgewinterde lijstenmaker bent met een overvolle agenda kan de kwadrantmethode u helpen om uw taken de baas te blijven. Verdeel uw taken in vier gelijke kwadranten. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld Post-it® Super Sticky Large Notes, die u de ruimte geven die u nodig hebt. Plak ze ergens waar u ze goed kunt zien. Label de kwadranten zoals u zelf wilt, maar beperk u tot vier kwadranten! Voor inspiratie voor een goede indeling bekijkt u uw takenlijsten van de afgelopen weken, de afspraken in uw agenda en alles wat u verder zoal hebt genoteerd.

Wanneer u deze gegevens uit het grote geheel vóór u hebt liggen, groepeert u uw taken — grote en kleine — in de vier meest voor de hand liggende categorieën. Met deze techniek kunt u al uw dagelijkse en wekelijkse taken en verantwoordelijkheden waarschijnlijk gemakkelijker plannen en in evenwicht brengen. En met Post-it®-producten kunt u uw doelstellingen in het zicht houden. Met de kwadrantmethode bent u niet alleen dingen aan het doen, maar uw eigen, unieke systeem aan het ontwikkelen.

Een tijdlijn geeft u in één oogopslag een overzicht van vereisten en deadlines.

Tijdlijnen zijn met name handig voor het volgen van een project dat veel afhankelijke taken heeft; taken die alleen kunnen starten wanneer andere taken zijn voltooid. Post-it® Meeting Charts zijn hiervoor heel geschikt. Teken een raster om een kalender te maken en noteer belangrijke mijlpalen op bepaalde datums. Noteer vervolgens alle taken die nodig zijn om elke mijlpaal te halen op afzonderlijke Post-it® Super Sticky Notes, 100 mm x 100 mm. Plaats de taaknotities in volgorde van prioriteit op de desbetreffende kalenderdagen. Omdat u de notities gemakkelijk kunt verwijderen en opnieuw kunt gebruiken, kunt u de taken verschuiven, of weghalen wanneer ze zijn uitgevoerd. U hebt dan een visueel overzicht van de status van uw project dat u eenvoudig in realtime kunt bijwerken. U kunt projecten dan efficiënter dan ooit aanpakken en zult nooit meer een stap missen.

Maak twee lijstjes naast elkaar; één voor afspraken en vergaderingen, de andere met zaken die u tijdens deze afspraken en vergaderingen voor elkaar wilt krijgen.

Want zelfs voor de meest doorgewinterde lijstjesmaker is het soms lastig om belangrijke taken te prioriteren. Gebruik Post-it® Super Sticky Notes, 102 x 152 mm, in twee kleuren om de lijst in tweeën te verdelen. Maak op de post-it aan de linkerkant een chronologische lijst van uw taken, zaken als vergaderingen, telefonische vergaderingen en afspraken. Maak op de Post-it® Note aan de rechterkant een lijst van wat u tijdens deze events hoopt te bereiken, bijvoorbeeld dat er plan tot stand komt of dat een bepaald probleem wordt besproken. Wanneer u de chronologische lijst hebt opgesteld, voegt u in volgorde van prioriteit de andere taken toe die die dag gedaan moeten worden. Op die manier kunt u - als u wat tijd over hebt - uw lijstje raadplegen en zien welke taken u tussen afspraken door kunt afhandelen, of welke taken moeten worden verzet. Als u een agenda hebt, brengt u de taken van uw agenda over naar Post-it® Notes, 38 mm x 51 mm en plakt u deze op de dag dat ze uitgevoerd moeten zijn. U kunt ze gemakkelijk verplaatsen als die datum verandert.

Efficiënt en productief zijn, is een zich telkens ontwikkelende kunst. Soms hebt u een nieuwe benadering nodig om het overzicht te behouden. Nu u over een paar nieuwe hulpmiddelen kunt beschikken, kunt u alles aanpakken wat de dag u brengt.

Bronnen:
https://www.fastcompany.com/3057847/how-to-be-a-success-at-everything/this-googler-explains-how-to-design-your-time-rather-than-
http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW
http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective